1. Objet et cadre réglementaire
La présente déclaration relative à la protection des données personnelles explique les engagements et les procédures applicables aux informations traitées dans le cadre des achats de meubles et d’articles d’ameublement auprès de Melcino (ci-après « nous »). Elle complète notre Politique de confidentialité et notre Politique relative aux cookies. Les traitements concernés sont encadrés par le règlement (UE) 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), ainsi que par les dispositions françaises applicables. Nous veillons à ce que les données soient utilisées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, dans les limites nécessaires à nos activités de vente en ligne et de service après-vente.
2. Responsable du traitement et contact
Pour les traitements dont nous déterminons les finalités et les moyens, nous agissons en qualité de responsable du traitement. Les demandes relatives à la protection des données peuvent être adressées à reply@melcino.com ou aux coordonnées indiquées à la section 14. Ce point de contact permet notamment d’exercer les droits prévus par le RGPD, de demander des précisions sur un traitement ou de signaler une difficulté. Si la désignation d’un délégué à la protection des données ou d’un représentant est légalement requise dans une situation donnée, les coordonnées correspondantes doivent être communiquées conformément aux règles applicables. Les coordonnées commerciales indiquées ici ne doivent pas être interprétées comme une affirmation selon laquelle toutes les obligations éventuelles de désignation ont déjà été vérifiées.
3. Principes de protection des données
Nous appliquons les principes de licéité, de loyauté et de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité. Les informations demandées doivent être pertinentes au regard de l’objectif poursuivi. Nous prenons des mesures raisonnables pour corriger les informations inexactes et pour éviter qu’elles soient utilisées au-delà de ce qui est nécessaire. Nous examinons les accès aux données selon les besoins des personnes autorisées et les exigences de sécurité applicables. Le respect de ces principes doit être apprécié au regard des traitements réellement mis en œuvre.
4. Données concernées et origine de la collecte
Les données peuvent comprendre les coordonnées du consommateur, les adresses de facturation et de livraison, les références et montants des commandes de meubles, les confirmations de paiement, les informations d’acheminement, les échanges avec le service clientèle et les justificatifs nécessaires aux demandes de retour, d’échange ou de garantie. Certaines données techniques, telles que les informations de session, l’adresse IP ou les journaux de sécurité, peuvent également être traitées selon les fonctionnalités effectivement utilisées. Les informations proviennent principalement des formulaires de commande et des communications adressées par le consommateur. Lorsque des données sont obtenues autrement, les obligations d’information propres à cette collecte sont appliquées dans les conditions prévues par les articles 13 et 14 du RGPD.
5. Finalités et fondements juridiques
L’exécution d’une commande, la facturation, le paiement, la livraison et les opérations après-vente nécessitent certains traitements fondés sur l’exécution du contrat ou sur des mesures précontractuelles demandées par le consommateur, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Les obligations comptables, fiscales et de protection des consommateurs peuvent justifier d’autres traitements sur le fondement d’une obligation légale, conformément au point c). La prévention des abus, la sécurité et la défense de droits peuvent, selon les circonstances et après évaluation des intérêts en présence, relever d’un intérêt légitime au sens du point f). Lorsque le consentement est requis, notamment pour certaines technologies de navigation, le traitement concerné doit être fondé sur un consentement valable, conformément au point a). Chaque traitement doit disposer d’un fondement approprié avant sa mise en œuvre.
6. Informations obligatoires et facultatives
Les informations nécessaires à la conclusion et à l’exécution d’une commande sont distinguées, au moment de leur collecte, de celles qui sont facultatives lorsque cela est applicable. Le nom du destinataire, une adresse de livraison utilisable et les coordonnées nécessaires à l’acheminement peuvent être indispensables pour livrer un meuble. L’absence de ces informations peut empêcher la conclusion ou l’exécution de la commande. Une information facultative ne doit pas être présentée comme indispensable sans justification. Lorsque la collecte repose sur le consentement, le refus ne doit pas être assimilé à un accord tacite.
7. Accès aux données et catégories de destinataires
Les données sont accessibles aux personnes autorisées dans la mesure nécessaire au traitement des commandes, aux opérations de paiement, à la livraison, à la comptabilité, à la sécurité et au service clientèle. Des prestataires de paiement, de transport ou de traitement technique peuvent recevoir les informations strictement utiles à leurs missions lorsqu’ils interviennent effectivement dans l’exécution du service demandé. Des informations peuvent également être communiquées lorsqu’une obligation légale l’exige ou lorsque cela est nécessaire à l’exercice ou à la défense d’un droit. Nous ne vendons pas les données personnelles des consommateurs. Les relations avec les prestataires agissant en qualité de sous-traitants doivent respecter les exigences contractuelles et de sécurité prévues par le RGPD.
8. Durées de conservation et suppression
Les données sont conservées pendant une durée déterminée selon leur finalité, les obligations légales et les délais de prescription pertinents. Les pièces comptables et certains documents de facturation peuvent être conservés pendant les durées légalement requises, notamment jusqu’à dix ans lorsque la réglementation comptable l’impose. Les informations de service clientèle et les justificatifs de garantie sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement du dossier et aux recours applicables, sans être automatiquement soumis à la même durée que les documents comptables. À l’expiration de la durée pertinente, les informations sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière appropriée lorsque leur conservation reste légalement nécessaire. Les durées exactes par catégorie doivent correspondre aux paramètres et pratiques effectivement appliqués.
9. Mesures de sécurité et incidents
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles. Ces mesures comprennent, selon les dispositifs réellement utilisés, la limitation des habilitations, la sécurisation des communications et des procédures de gestion des incidents. En cas de violation de données, nous évaluons les conséquences pour les personnes concernées et appliquons les obligations de notification à l’autorité de contrôle et d’information individuelle lorsque les conditions légales sont réunies. Aucune mesure technique ne permet d’exclure absolument tout risque, mais les mesures doivent être proportionnées à la nature des informations traitées.
10. Droit d’accès, de rectification et d’effacement
Toute personne concernée peut demander la confirmation qu’un traitement de ses données personnelles est effectué et, lorsque cela est applicable, obtenir l’accès aux informations prévues par l’article 15 du RGPD. Elle peut demander la rectification des données inexactes ou le complément de données incomplètes, dans les conditions de l’article 16. Elle peut également demander l’effacement de données lorsque les conditions de l’article 17 sont réunies. Le droit à l’effacement n’est pas absolu : certaines informations peuvent devoir être conservées pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre des droits. Nous expliquons les limitations applicables lorsque nous ne pouvons pas satisfaire entièrement une demande.
11. Limitation, opposition, portabilité et consentement
La personne concernée peut demander la limitation d’un traitement dans les situations prévues par l’article 18 du RGPD. Elle peut s’opposer à certains traitements, notamment lorsqu’ils reposent sur un intérêt légitime, sous réserve des conditions et exceptions prévues par l’article 21. Lorsque les critères de l’article 20 sont remplis, elle peut demander la portabilité des données qu’elle a fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Elle peut retirer à tout moment son consentement pour les traitements fondés sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant le retrait. L’exercice de ces droits ne supprime pas les obligations de conservation qui demeurent légalement applicables.
12. Modalités d’exercice et délai de réponse
Les demandes d’exercice des droits peuvent être adressées à reply@melcino.com en décrivant le droit concerné et en fournissant les éléments nécessaires pour retrouver les informations pertinentes. Si nous avons des doutes raisonnables sur l’identité du demandeur, nous pouvons solliciter des informations complémentaires strictement nécessaires à sa vérification. Nous répondons sans retard injustifié et, en principe, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, à condition d’en informer la personne concernée dans le premier mois. L’exercice des droits est en principe gratuit, sauf dans les cas prévus par l’article 12 du RGPD. En cas de refus, nous communiquons les motifs et les possibilités de recours prévues par la loi.
13. Décisions automatisées et informations complémentaires
Lorsqu’un traitement implique une prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne dans les conditions de l’article 22 du RGPD, les informations et garanties légalement requises doivent être fournies. Cette disposition ne signifie pas qu’un tel dispositif est actuellement utilisé pour les commandes. Les traitements associés aux cookies et aux choix de consentement sont décrits dans notre Politique relative aux cookies. Si les finalités, les destinataires ou les conditions de traitement changent de manière significative, nous fournissons l’information requise avant les traitements concernés. Les informations relatives à un traitement particulier doivent rester cohérentes avec les opérations effectivement réalisées.
14. Coordonnées et droit de réclamation
Les demandes relatives aux données personnelles peuvent être envoyées à notre service clientèle du lundi au vendredi, de 09 h 00 à 12 h 30 et de 14 h 00 à 18 h 00 (heure d’Europe centrale, avec adaptation saisonnière).
Service international / Entrepôt des retours
Adresse de contact : 1589 Summit Rd #4，Cincinnati，OH 45237, États-Unis
Adresse e-mail : reply@melcino.com
Téléphone : +1 (513) 638-2714
La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France, sans préjudice des autres recours prévus par la loi. La présente déclaration peut être actualisée pour refléter les exigences légales et les traitements effectivement mis en œuvre.