1. Objet et responsable du traitement
La présente politique de confidentialité explique comment Melcino (ci-après « nous ») traite les données personnelles dans le cadre de la vente en ligne de meubles et d’articles d’ameublement, de la gestion des commandes et du service clientèle. Nous déterminons les finalités et les moyens des traitements décrits ici, dans la mesure où nous agissons en qualité de responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette politique s’adresse notamment aux consommateurs situés en France. Les traitements sont réalisés conformément au RGPD et aux règles françaises applicables en matière de protection des données personnelles.
2. Catégories de données personnelles
Selon les interactions du consommateur avec notre boutique en ligne, les données traitées peuvent comprendre son nom et son prénom, son adresse de facturation, son adresse de livraison, son adresse électronique, son numéro de téléphone, les références des meubles commandés, les quantités, les montants facturés, l’historique des commandes, les informations de livraison et les échanges avec notre service clientèle. Des informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la boutique, telles que l’adresse IP, les données de connexion, les journaux d’erreur et les informations relatives au navigateur, peuvent également être traitées dans les limites nécessaires. Nous demandons uniquement les données pertinentes au regard des finalités poursuivies.
3. Finalités des traitements
Les données personnelles sont utilisées pour enregistrer et confirmer les commandes, vérifier les informations nécessaires à leur exécution, traiter les paiements, organiser la préparation et la livraison des meubles, transmettre les informations de suivi, répondre aux questions, gérer les annulations, échanges, retours et remboursements, traiter les demandes relatives aux garanties légales, assurer la sécurité des opérations et respecter nos obligations comptables, fiscales et légales. Certaines données peuvent aussi servir à prévenir les tentatives de fraude, à résoudre les incidents techniques et à établir ou défendre des droits en cas de contestation. Nous ne réutilisons pas les données pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle elles ont été collectées sans base juridique appropriée.
4. Bases juridiques
Le traitement des informations nécessaires à la prise de commande, au paiement, à la livraison et au service après-vente repose principalement sur l’exécution du contrat ou sur des mesures précontractuelles demandées par le consommateur, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Certaines données sont conservées pour respecter des obligations légales, notamment en matière de facturation, de comptabilité et de droits des consommateurs, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c). Les traitements strictement nécessaires à la sécurité, à la prévention des abus ou à la défense de droits peuvent reposer sur notre intérêt légitime, après prise en compte des droits et libertés des personnes concernées, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f). Lorsqu’un traitement nécessite un consentement, celui-ci est demandé avant le traitement concerné et peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause sa licéité antérieure.
5. Collecte des informations et caractère obligatoire
Les informations sont principalement recueillies lorsque le consommateur passe une commande, renseigne ses coordonnées de livraison, nous adresse un message ou formule une demande relative à un achat. Les champs nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat sont signalés lors de leur collecte lorsque cela est applicable. Le refus de communiquer une information indispensable, telle qu’une adresse permettant la livraison d’un meuble, peut empêcher l’exécution de la commande ou le traitement de la demande correspondante. Les autres informations restent facultatives, sous réserve des indications fournies au moment de leur collecte.
6. Paiements et données financières
Les paiements peuvent être effectués par Visa, Mastercard ou American Express selon les options effectivement proposées au moment de la commande. Les informations nécessaires à l’autorisation et au suivi du paiement sont traitées dans un environnement de paiement adapté. Nous pouvons recevoir les données de transaction nécessaires à la confirmation du règlement, à la comptabilité et au remboursement, notamment un identifiant de transaction, le montant, la date et le statut du paiement. Nous ne demandons pas au consommateur de transmettre son code de sécurité de carte bancaire par courrier électronique. Les données de paiement sont traitées et conservées selon les exigences légales et les dispositifs techniques effectivement utilisés pour le règlement.
7. Livraison et suivi des commandes
Afin de livrer les meubles commandés, nous utilisons les informations nécessaires à la préparation et à l’acheminement, notamment le nom du destinataire, son adresse, ses coordonnées de contact et les caractéristiques utiles à la manutention ou à la livraison. Ces informations peuvent être communiquées aux prestataires intervenant effectivement dans l’exécution du transport, dans la stricte mesure nécessaire à leur mission. Selon la commande, la livraison peut être assurée notamment par DHL, UPS ou FedEx, lorsque ces transporteurs sont retenus. Les informations de suivi et les preuves de livraison peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la commande, des réclamations et des obligations légales.
8. Service clientèle, retours et garanties
Lorsque le consommateur nous contacte au sujet d’une commande, d’une annulation, d’un échange, d’une rétractation, d’un remboursement ou d’une garantie légale, nous traitons les coordonnées et les informations qu’il nous communique afin de vérifier sa demande et d’y répondre. Les échanges, justificatifs de commande, photographies éventuelles des meubles et informations relatives au transport peuvent être utilisés uniquement dans la mesure nécessaire à l’examen et au suivi du dossier. Il est recommandé de ne pas communiquer d’informations personnelles sans rapport avec la demande. Les règles applicables aux retours et remboursements sont précisées dans notre Politique de retour et de remboursement.
9. Destinataires et confidentialité
L’accès aux données personnelles est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour traiter les commandes, les paiements, la livraison, la comptabilité, la sécurité et les demandes du service clientèle. Les prestataires techniques, de paiement, de transport ou de gestion administrative qui interviennent effectivement dans ces opérations ne reçoivent que les informations nécessaires à leurs missions, dans un cadre contractuel et légal approprié. Nous ne vendons pas les données personnelles des consommateurs. Une communication peut également être nécessaire lorsqu’elle est imposée par la loi, requise par une autorité compétente ou indispensable à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit.
10. Durées de conservation
Nous conservons les données personnelles pendant une durée proportionnée à la finalité de chaque traitement, puis les supprimons ou les archivons de manière appropriée lorsque leur conservation reste légalement justifiée. Les données liées aux commandes et à la facturation peuvent notamment devoir être conservées pendant les durées prévues par les obligations comptables et fiscales, pouvant atteindre dix ans pour certaines pièces comptables. Les informations nécessaires au traitement d’une réclamation ou d’une garantie peuvent être conservées pendant les délais légaux de prescription et de recours pertinents. Les données techniques et les demandes de service clientèle ne sont pas nécessairement conservées pendant la même durée. Les durées effectives sont déterminées selon la catégorie de données, les obligations applicables et les besoins de preuve, sans conservation indéfinie injustifiée.
11. Sécurité et protection des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des risques afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles. Ces mesures peuvent comprendre la limitation des accès aux personnes autorisées, la gestion des habilitations, la sécurisation des transmissions et la surveillance des incidents, selon les fonctionnalités et dispositifs effectivement utilisés. Aucune transmission ni aucun stockage de données ne peut toutefois être garanti comme totalement exempt de risque. En cas de violation de données personnelles, nous appliquons les obligations d’évaluation, de notification à l’autorité compétente et, lorsque la loi l’exige, d’information des personnes concernées.
12. Cookies et technologies nécessaires au fonctionnement
Notre boutique en ligne peut utiliser des cookies ou des technologies similaires nécessaires au fonctionnement du panier, à la continuité de la session, à la sécurité et à la mémorisation de choix indispensables à la commande. Lorsque des technologies non strictement nécessaires sont utilisées et requièrent un consentement en vertu des règles applicables, elles ne doivent être activées qu’après obtention d’un consentement valable, avec une possibilité de refus et de retrait. Les catégories de technologies effectivement présentes, leurs finalités et leurs durées doivent être précisées dans l’information présentée au consommateur au moment approprié. Les préférences peuvent être gérées par les mécanismes de choix disponibles sur la boutique et, pour certains éléments, par les réglages du navigateur.
13. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par le RGPD, le consommateur dispose notamment d’un droit d’accès à ses données personnelles, de rectification des informations inexactes, d’effacement dans les cas prévus par la loi, de limitation du traitement, d’opposition lorsque le traitement repose sur une base le permettant et de portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. L’exercice de certains droits peut être limité par des obligations légales de conservation ou par d’autres exceptions prévues par la réglementation. Le consommateur peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par le droit français.
14. Exercice des droits et délai de réponse
Pour exercer ses droits ou poser une question relative à ses données personnelles, le consommateur peut nous écrire à reply@melcino.com en précisant la nature de sa demande et les informations permettant de retrouver le dossier concerné. Lorsque cela est nécessaire et proportionné, une vérification d’identité peut être demandée afin d’éviter une communication de données à une personne non autorisée. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, sous réserve des prolongations légalement admises pour les demandes complexes ou nombreuses, avec information de la personne concernée dans les délais prévus. L’exercice des droits est en principe gratuit, sauf dans les situations particulières prévues par le RGPD.
15. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Si le consommateur estime que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas les règles applicables, il peut nous contacter afin de rechercher une solution. Il conserve en toute hypothèse le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Cette faculté s’exerce sans préjudice des autres recours administratifs ou juridictionnels prévus par la loi.
16. Coordonnées du service clientèle
Les questions concernant cette politique, les commandes et l’exercice des droits relatifs aux données personnelles peuvent être adressées à notre service clientèle, disponible du lundi au vendredi, de 09 h 00 à 12 h 30 et de 14 h 00 à 18 h 00 (heure d’Europe centrale, avec adaptation saisonnière).
Service international / Entrepôt des retours
Adresse de contact : 1589 Summit Rd #4，Cincinnati，OH 45237, États-Unis
Adresse e-mail du service clientèle : reply@melcino.com
Téléphone du service clientèle : +1 (513) 638-2714
Pour les demandes portant sur une commande, il est recommandé de préciser le numéro correspondant afin de faciliter le traitement.
17. Mise à jour de la politique et informations complémentaires
La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte d’évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version publiée sur notre boutique en ligne constitue l’information de référence à la date de consultation. Lorsque la réglementation exige une information spécifique ou un nouveau consentement pour un traitement, nous appliquons les démarches correspondantes. Pour les informations relatives à la préparation et à la livraison des meubles, le consommateur peut consulter notre Politique de livraison. Les modalités d’échange figurent dans notre Politique d’échange et celles d’annulation dans notre Politique d’annulation de commande.